Przyjęty w przedsiębiorstwie system nadzoru, ewidencji i analizy czasu pracy musi być całkowicie transparentny. Najczęściej nieprawidłowości w jego działaniu wynikają z braku wiedzy personelu oraz niedoskonałości stosowanego oprogramowania. Tworzona w ten sposób, przy wykorzystaniu specjalistycznego oprogramowania ewidencja czasu pracy kierowców, w wyniku błędnej analizy danych, nie odpowiada stanowi faktycznemu zarejestrowanemu na nośnikach danych (wykresówki, pliki cyfrowe), co może być powodem prowadzenia postępowań przed organami kontrolnymi oraz organami ścigania, z uwagi na uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa przeciwko dokumentom.

     Tworzona w firmie ewidencja musi odpowiadać wymogom formalnym stawianym przepisami Ustawy o czasie pracy kierowców oraz Kodeksu Pracy. Ewidencja czasu pracy, aby była spełnieniem norm prawnych i aby wpisywała się w racjonalizm ustawodawcy, który zgodnie z doktryną prawa, stanowiąc pewne obowiązki zakłada, że ich spełnienie przyczyni się do uzyskania określonego celu, społecznie potrzebnego, musi być opracowaniem spójnym i logicznym. Nie można zatem wywieść wniosku, że już samo przechowywanie nośników w postaci plików cyfrowych i wykresówek danych będzie spełnieniem tego obowiązku. Nie zapewni również możliwości kalkulowania czasu pracy ograniczenie się do skanowania wykresówek przy użyciu oprogramowania komputerowego. Całościowa norma prawna a więc sensownie ugruntowany obowiązek wynika z zestawienia wszystkich zacytowanych przepisów. Nie można zatem zatracić sensu jej istnienia. Ewidencja czasu pracy w przedsiębiorstwie transportowym musi być zbiorczym, kompleksowym opracowaniem podsumowującym pewien wybrany, zamknięty okres pracy kierowcy. Cel jej właściwego prowadzenia wynika przecież wprost z art. 149 KP. Poprawne prowadzenie ewidencji czasu pracy może przynieść przedsiębiorstwu wiele wymiernych korzyści. Analiza zapisów dostarczanych przez kierowcę będzie dawała możliwość sprawowania bieżącego nadzoru nad jego czynnościami i umożliwi podjęcie natychmiastowej interwencji w przypadku stwierdzenia, że dany kierowca, mimo właściwie organizowanej pracy dopuszcza się naruszeń przepisów prawa. Analiza ta przełoży się więc bezpośrednio na sprawowanie kontroli o której mowa w przepisie art. 10 Rozporządzenia WE nr 561/06. Idąc dalej, bezsprzecznie stwierdzić należy, że fakt końcowy tej analizy, a więc opracowanie zbiorcze dotyczące danego okresu pozwoli ocenić rzeczywiste obciążenie pracownika i może pokazać nowe możliwości w zakresie bardziej efektywnego planowania i organizacji pracy. Dla przedsiębiorstwa transportowego nadrzędnym celem powinno być maksymalne wykorzystanie środków transportu z jednoczesnym poszanowaniem praw pracowniczych, co niestety nie zawsze udaje się ze sobą pogodzić. Ewidencja czasu pracy stanowić wreszcie będzie doskonałe narzędzie do dokonywania rozliczeń finansowych i wypłat wynagrodzenia za wykonaną pracę z uwzględnieniem wszelkich dodatkowych jego składników, takich jak np. dodatku za pracę w godzinach nocnych, czy też godzinach nadliczbowych. Jak wielokrotnie dowiodła praktyka, roszczenia kierowców z tytułu niewypłaconych dodatkowych składników wynagrodzenia mogą dochodzić nawet do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Wykresówki i pliki cyfrowe, które zostały poddane analizie mogą być archiwizowane przez wymagany okres 3 lat i to bez obaw, że być może zawierają informacje świadczące o popełnionych naruszeniach, które w przypadku kontroli w siedzibie przedsiębiorstwa mogą zatrząść w posadach całą firmą. Ewidencja czasu pracy nie może być tworzona bez znajomości wielu przepisów prawa i umiejętności ich zastosowania. Ma bez wątpienia interdyscyplinarny charakter, będący kwintesencją zastosowania i umiejętnego połączenia wielu przepisów. Z całą pewnością można stwierdzić, że dobrej ewidencji czasu pracy nie da się stworzyć opierając się wyłącznie na używaniu oprogramowania komputerowego, którego autorzy zapewniają o tym, że jest ono przeznaczone do kontroli czasu pracy i tworzenia ewidencji. Tworzenie więc na bieżąco ewidencji czasu pracy w formie zbiorczego opracowania pozwoli na całkowicie świadome prowadzenie polityki kadrowej i zarządzanie ryzykiem w przedsiębiorstwie.

         Ustawa o transporcie drogowym, która jest aktem prawnym o fundamentalnym znaczeniu dla funkcjonowania przedsiębiorstw z sektora przewozów drogowych, w sposób szczególny i niespotykany w innych dziedzinach gospodarki reguluje zasady odpowiedzialności dla stron występujących w procesie przewozu i wprowadza bardzo złożony w praktycznym zastosowaniu system karny. Opracowanie jasnych kryteriów w oparciu o które pracodawca i pracownik będą współpracować, ma podstawowe znaczenie dla procesu dowodzenia winy w ewentualnie prowadzonych postępowaniach administracyjnych, wykroczeniowych czy też nawet karnych. Zgodnie z przepisami art. 10 ust. 2 Rozporządzenia WE nr 561/06, przedsiębiorstwo transportowe organizuje pracę kierowców, o których mowa w ust. 1 w taki sposób, aby kierowcy ci mogli przestrzegać przepisów rozporządzenia (EWG) nr 3821/85 oraz przepisów rozdziału II tegoż rozporządzenia. W zakresie odpowiedzialności nie bez znaczenia pozostaje również treść ust. 3 powoływanego przepisu który stanowi, że przedsiębiorstwo transportowe odpowiada za naruszenia przepisów, których dopuszczają się kierowcy tego przedsiębiorstwa, nawet jeśli naruszenie takie miało miejsce na terytorium innego Państwa Członkowskiego lub w państwie trzecim. Bez uszczerbku dla prawa Państw Członkowskich do pociągnięcia przedsiębiorstw transportowych do pełnej odpowiedzialności, Państwa Członkowskie mogą uzależnić pociągnięcie do odpowiedzialności od naruszenia przez przedsiębiorstwo przepisów ust. 1 i 2. Państwa Członkowskie mogą wziąć pod uwagę wszelkie dowody wskazujące na to, że nie jest uzasadnione pociągnięcie przedsiębiorstwa transportowego do odpowiedzialności za popełnione naruszenie. Rzeczpospolita Polska korzystając z możliwości wskazanych przez Komisję Europejską, w ostatnim zdaniu cytowanego przepisu ustanowiła odpowiedzialność kierowcy za popełniane w zakresie czasu pracy naruszenia. Praktyka dowodzi jednakże, że zastosowanie tych norm rodzi poważne problemy z oceną odpowiedzialności kierowcy lub przedsiębiorcy w konkretnych sytuacjach. W orzecznictwie ukształtowanym na gruncie przepisów ustawy o transporcie drogowym wyrażany bardzo często jest pogląd, że pracodawca powinien w ramach swojego działania uczynić wszystko, aby należycie zorganizować pracę swojemu kierowcy, bez zmuszania go do naruszania obowiązujących przepisów. Jednocześnie sądy administracyjne zwracają uwagę na to, że trudno jest wymagać od przedsiębiorcy stałego nadzoru nad czynnościami wykonywanymi samodzielnie przez kierowcę, z uwagi na specyfikę jego pracy w kontekście pozostawania z dala od przedsiębiorstwa. Kluczowym wobec powyższego jest precyzyjne określenie ram tej odpowiedzialności na linii pracodawca – pracownik i wyciąganie konsekwencji z tytułu naruszania przepisów, nawet jeśliby miałyby być one wyłącznie kwestią formalną.

    Odebranie od kierowcy oświadczenia o niepozostawaniu w stosunku pracy z innym pracodawcą oraz o nieświadczeniu pracy w żadnej innej formie na rzecz innego podmiotu ma podstawowe znaczenie dla planowania jego czasu pracy i odpowiedniego zadaniowania. Należy przy tym zwrócić uwagę na fakt, że pracodawca musi dysponować pełną wiedzą z tego zakresu, nawet w przypadkach, gdy kierowca pracuje dodatkowo na innym stanowisku z poza sektora transportowego. Omawiana kwestia nie pozostaje również bez znaczenia dla bezpieczeństwa ruchu drogowego oraz bezpieczeństwa prawno-finansowego przedsiębiorstwa. Kierowcy w ramach jego obowiązków powierzane jest przecież niejednokrotnie mienie znacznej wartości (pojazd, ładunek) i pracodawca powinien być przekonany, co do dobrego stanu psychofizycznego swego pracownika, którego obarcza tak dużą odpowiedzialnością.

Powrót